UNSERE COMPLIANCE-GRUNDSÄTZE
1. Präambel
Unsere Compliance-Grundsätze dienen dazu, alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter und gesetzlichen Vertreter der CONSULECTRA angemessen auf geltende Gesetze und Unternehmensrichtlinien aufmerksam zu machen und für rechtliche Risiken im Berufsalltag zu sensibilisieren. Der Verhaltenskodex fasst Gesetze und sonstige Regeln zusammen, die für unser Unternehmen besondere Relevanz haben und gibt Orientierungshilfen. Als verbindliche Leitlinie für gesetzeskonformes und ethisch verantwortungsvolles Handeln in unserem Unternehmen wird darüber hinaus der Standard für ein verantwortungsvolles Verhalten gegenüber Geschäftspartnern und Öffentlichkeit, aber auch im Umgang miteinander innerhalb des Unternehmens definiert.
Unter Compliance verstehen wir gesetzmäßiges und regelkonformes Verhalten. Unsere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter und gesetzlichen Vertreter haben die Pflicht, die anwendbaren gesetzlichen und unternehmensspezifischen Regeln bei ihrem beruflichen Handeln einzuhalten.
Die vorliegenden Grundsätze sollen dabei Hilfestellung für die tägliche Arbeit sein und unsere Mitarbeiter unterstützen, Fehlverhalten vorzubeugen.
Alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sowie die gesetzlichen Vertreter der CONSULECTRA sind an die Regelungen dieser Compliance-Grundsätze gebunden. Diese legen die Werte, Grundsätze und Handlungsweisen dar, die das unternehmerische Handeln bestimmen. Ziel der gesetzlichen Vertreter ist, die ethischen Normen einzuhalten und ein Arbeitsumfeld zu schaffen, das Integrität, Respekt und faires Verhalten fördert. Eine streng gesetzes- und grundsatztreue Geschäftspolitik dient den langfristigen Unternehmensinteressen.
2. Einhaltung von Gesetzen und sonstigen Bestimmungen im In- und Ausland
In allen geschäftlichen Entscheidungen und Handlungen wird CONSULECTRA die geltenden Gesetze und sonstigen maßgebenden Bestimmungen im In- und Ausland beachten. Integrität und Aufrichtigkeit fördern einen fairen Wettbewerb, auch im Verhältnis zu Kunden und Lieferanten.
Da jeder Verstoß gegen geltende Gesetze oder Vorschriften schwerwiegende Folgen nach sich ziehen kann, wie strafrechtliche Ahndung, Schadensersatz oder Rufschädigung, sind alle gesetzlichen Vertreter sowie alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der CONSULECTRA verpflichtet, die grundlegenden Gesetze, Vorschriften und unternehmensinternen Regeln zu kennen, die für ihren Verantwortungsbereich relevant sind, und diese einzuhalten. Umfassende Kenntnisse sind insbesondere für die Führungskräfte erforderlich, die aufgrund ihrer Funktion oder Organstellung eine besondere Verantwortung für die Gewährleistung von Compliance tragen. CONSULECTRA steht in der Pflicht, ökonomisch, sozial und umweltbewusst zu handeln. Es ist daher unabdingbar, die Geschäfte kompetent und ethisch zu betreiben, und in allen Märkten, in denen wir tätig sind, den fairen Wettbewerb zu schützen, indem geltende Gesetze über Kartellverbote, Wettbewerb und Wettbewerbsbeschränkungen eingehalten werden. Unfaire Vorteile gegenüber Kunden, Lieferanten oder Mitbewerbern sind zu vermeiden. In einzelnen Ländern, Geschäftsfeldern oder Märkten bzw. gegenüber Geschäftspartnern können besondere Vorschriften bestehen. In solchen Fällen sind grundsätzlich diese besonderen Vorschriften zu berücksichtigen. Im Zweifel muss ein externer Rechtsexperte zurate gezogen werden.
3. Fairer Wettbewerb
Wir sind zur Einhaltung des fairen Wettbewerbs verpflichtet und halten uns an die Gesetze und Regelungen.
Das Kartellrecht will den unverfälschten Wettbewerb auf dem Markt schützen.
In fast allen Ländern sind Absprachen mit Konkurrenten, Lieferanten und Kunden, die den fairen Wettbewerb gefährden, verboten. Dazu zählen Preisabsprachen, Kundenaufteilungen zwischen Wettbewerbern sowie andere unlautere Wettbewerbsmethoden. Dabei kann bereits der Austausch von wettbewerbssensiblen Informationen (bspw. über Preise, Preisbestandteile, Preis bildende Faktoren, veräußerte Mengen und Vertriebsgebiete) einen Kartellrechtsverstoß darstellen, ohne dass es zu einer bewussten Koordinierung des Marktverhaltens gekommen sein muss.
4. Interessenkonflikte
Wir erwarten von unseren gesetzlichen Vertretern sowie Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern Loyalität gegenüber ihrem Unternehmen.
Es sind Situationen zu vermeiden, in denen persönliche oder finanzielle Interessen mit denen der CONSULECTRA in Konflikt geraten. Daher ist es insbesondere untersagt, sich an Konkurrenten, Lieferanten oder Kunden zu beteiligen oder Geschäftsbeziehungen mit ihnen im privaten Umfeld einzugehen, soweit dies zu einem Interessenkonflikt führen kann. Durch Konfliktsituationen dürfen die Interessen der CONSULECTRA nicht beeinträchtigt werden.
Solche Interessenkonflikte können in vielen Situationen entstehen: So dürfen keine Vorteile – in welcher Form auch immer – angenommen werden, von denen bei vernünftiger Betrachtungsweise davon auszugehen ist, dass sie geschäftliche Entscheidungen oder Transaktionen beeinflussen könnten. Einladungen müssen sich innerhalb der Grenzen geschäftsüblicher Gastfreundschaft halten. Niemand darf sich aufgrund der Position persönlich durch Zugang zu vertraulichen Informationen unmittelbar und/oder mittelbar Vorteile verschaffen. Jede(r) hat die Pflicht, die legitimen Interessen der CONSULECTRA soweit wie möglich zu fördern. Jede Konkurrenzsituation ist zu vermeiden.
Jeder tatsächliche oder mögliche Interessenkonflikt muss gemeldet und mit den betreffenden Vorgesetzten/Compliance-Beauftragten besprochen werden.
5. Anti-Korruption
CONSULECTRA verurteilt jede Form von Korruption und Bestechung.
Geschäftliche Beziehungen zu staatlichen Stellen unterliegen oftmals besonders strengen Anforderungen. Im Umgang mit Regierungen und Behörden handeln wir stets aufrichtig und transparent und in Übereinstimmung mit geltendem Recht. Ein Amtsträger ist Inhaber eines öffentlichen Amtes, d. h. bei einer Behörde oder einer sonstigen Stelle mit Aufgaben der öffentlichen Verwaltung beschäftigt. Für Amtsträger gelten in zahlreichen Staaten strenge Vorschriften. In einigen Ländern wie auch Deutschland ist die Gewährung jeglicher persönlicher Vorteile verboten, selbst wenn die Vorteile nur einen geringen Wert darstellen.
Es ist jede Form von Bestechung und Bestechlichkeit verboten. Handlungsweisen, bei denen Geschäfte mit unlauteren Mitteln erfolgen, werden nicht toleriert. Es dürfen Geschäftspartnern keinerlei Vergünstigungen angeboten oder von ihnen solche erhalten oder angenommen werden, die zu einer Beeinträchtigung einer objektiven und fairen Geschäftsentscheidung führen oder auch nur einen derartigen Anschein erwecken könnten.
Zuwendungen, etwa im Rahmen von Einladungen oder im Zusammenhang mit Werbemaßnahmen, die dem Zweck dienen, Geschäftsbeziehungen zu fördern oder Produkte oder Dienstleistungen zu präsentieren, sind – soweit maßvoll – zulässig. Solche Zuwendungen dürfen allerdings nur angenommen oder gewährt werden, wenn sie einem berechtigten geschäftlichen Zweck dienen und nicht als Gegenleistung für einen unrechtmäßigen Vorteil angenommen oder gewährt werden. Die Zuwendung darf keinen unangemessen hohen Wert haben und weder die Grenzen der Geschäftsüblichkeit noch den normalen Lebensstandard des Empfängers unverhältnismäßig überschreiten.
Mit der Bitte um Sponsoring oder „Spenden für wohltätige Zwecke“ oder ihrem Angebot sollte äußerst behutsam umgegangen werden. Durch eine sorgfältige Dokumentation muss sichergestellt werden, dass es sich hierbei nicht um den verdeckten Versuch einer Bestechung handelt.
6. Arbeitssicherheit und -schutz
Als sozialverantwortlicher Arbeitgeber betrachtet CONSULECTRA ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter als großen Wert. Wir verurteilen rechtswidrige Diskriminierungen oder Belästigungen, gleich welcher Art. Wir respektieren die Würde und die Persönlichkeitsrechte unserer Beschäftigten.
CONSULECTRA hat für ein sicheres und gesundes Umfeld Sorge zu tragen. Daher sind Sicherheitsvorschriften und -praktiken strikt einzuhalten.
7. Datenschutz und Betriebsgeheimnisse
CONSULECTRA ist verpflichtet, einen schnellen und reibungslosen Informationsaustausch innerhalb des Unternehmens sicherzustellen. Informationen sind richtig und vollständig an die betroffenen Bereiche weiterzugeben, soweit nicht in Ausnahmefällen, insbesondere aufgrund von Geheimhaltungspflichten, vorrangige Interessen bestehen. Relevantes Wissen darf nicht unrechtmäßig vorenthalten, verfälscht oder selektiv weitergegeben werden.
Unehrliche Berichterstattung innerhalb des Unternehmens oder an firmenfremde Organisationen oder Personen ist strengstens verboten. Alle Jahresabschlüsse und Jahresberichte, Geschäftspapiere und Geschäftsbücher müssen die Geschäftsvorfälle und Transaktionen zutreffend darstellen und den gesetzlichen Anforderungen sowie den Bilanzierungsgrundsätzen und der Konzernbilanzierungsrichtlinie der RWTÜV GmbH entsprechen.
Ein Großteil der geschäftlichen Informationen ist vertraulich oder rechtlich geschützt, sodass eine Pflicht zur Geheimhaltung besteht. Dies gilt nicht, wenn eine Veröffentlichung der Informationen aufgrund von Gesetzen oder Verordnungen zwingend ist. Die Geheimhaltungspflicht bezieht sich insbesondere auf geistiges Eigentum. Dazu gehören Geschäftsgeheimnisse, Patente, Marken und Urheberrechte, aber auch Geschäfts- und Marketingpläne, Entwürfe, Geschäftspapiere, Gehaltsdaten und alle sonstigen, nicht veröffentlichten finanziellen Daten und Berichte. Alle persönlichen Informationen über Mitarbeiter, Kunden, Geschäftspartner und Lieferanten sowie sonstige Dritte werden sorgfältig verwendet und vertraulich behandelt unter vollständiger Einhaltung der Datenschutzgesetze. Der Schutz dieser Informationen muss mit größter Sorgfalt erfüllt werden.
Bei der Erhebung, Speicherung, Verarbeitung oder Übertragung personenbezogener Daten von Mitarbeitern, Kunden oder anderen Dritten achten wir auf größte Sorgfalt und strenge Vertraulichkeit sowie die Einhaltung geltender Gesetze und Regeln. Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die mit personenbezogenen Daten umgehen, erhalten Beratung und Unterstützung durch den betrieblichen Datenschutzbeauftragten.
8. Sicherheit unserer Dienstleistungen
Wir verstehen uns als Partner unserer Kunden. Langfristige Kundenbeziehungen dienen unserem Geschäftserfolg. Unser Anspruch ist es daher, unseren Kunden einwandfreie Dienstleistungen von hoher Qualität zu bieten. Unsere Dienstleistungen dürfen weder Mängel noch gefährliche Eigenschaften aufweisen, welche die Gesundheit oder das Eigentum schädigen können.
Die Einhaltung zahlreicher nationaler und internationaler Vorgaben und Richtlinien ist heute in vielen Bereichen Voraussetzung für das rechtmäßige In-Verkehr-Bringen eines Produkts oder einer Dienstleistung. Durch präventive oder schadensbegrenzende rechtliche Maßnahmen, wie etwa Qualitätssicherungsvereinbarungen, der Vereinbarung von Rückgriffs-Klauseln innerhalb der Lieferantenkette oder der Implementierung von Maßnahmen zur ohnehin bestehenden Pflicht zur Marktbeobachtung, werden Haftungsrisiken minimiert.
9. Unternehmenssteuern
Wir bekennen uns ausdrücklich zur Erfüllung sämtlicher steuerlicher Pflichten. Wir lehnen steuerlichen Gestaltungsmissbrauch ab und vermeiden rechtlich unzulässige Konstellationen.
10. Umgang mit Vermögenswerten
Alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sowie gesetzlichen Vertreter sind für den ordnungsgemäßen Umgang mit dem Unternehmenseigentum verantwortlich und verpflichtet, dieses gegen Verlust, Beschädigung, Missbrauch, Diebstahl, Unterschlagung und Zerstörung zu schützen.
11. Compliance-Verstöße und Sanktionen
Die gesetzlichen Vertreter sowie Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sind an die Regeln dieses Verhaltenskodex gebunden. Verstöße dagegen führen zu Konsequenzen. In schwerwiegenden Fällen kann dies zu einer Kündigung des Beschäftigungsverhältnisses führen. Handelt es sich um einen Straftatbestand, muss mit einer Anklage gerechnet werden. Ist dem Unternehmen ein Schaden entstanden, kann das Unternehmen Schadensersatz verlangen.
12. Compliance-Beauftragter
Compliance-Beauftragter der CONSULECTRA ist:
Herr Torsten Brinker
E-Mail: t.brinker@consulectra.de
Telefon: +49 40 27899-230
13. Hinweisgebersystem
+49 40 27899-211
